Исследования показали, что из-за расстройства человек теряет около часа своего времени каждый день — вы, вероятно, слышали эту мотивирующую «страшилку» не раз. Не говоря уже о том, что хаос действует только на нервы: вроде бы все под рукой, но всегда нужно что-то искать. Поддержание чистоты на рабочем месте важно, но не так просто, как кажется. Задача кажется простой, но миссию провалили даже крупные компании, руководство которых помешано на порядке и готово вложить в это большие деньги.
Прежде чем приступить к укрощению созданного вами хаоса, ответьте на простой вопрос: зачем? Чего вы хотите добиться в результате?
Идею прекрасно сформулировала Мари Кондо: «Цель уборки — вернуть состояние естественного покоя».
Очищаем не ради чистоты, а ради внутренней гармонии. На рабочем месте человеку должно быть спокойно и комфортно. Что для этого нужно?
- Чистое информационное пространство.
Сотрудники склонны работать с информацией. Чем разнообразнее поток информации, тем сложнее человеку выполнить поставленную перед ним задачу. Поэтому оставлять все деловые документы на виду или повесить монитор с большим количеством наклеек-напоминаний — плохая тактика. То же самое касается обмена мгновенными сообщениями или всплывающих уведомлений по электронной почте.
- Отсутствие вещей, которые мешают сосредоточиться или мешают двигаться.
Во-первых, для работы нужен бесплатный трудовой лагерь. Если для подписания документа формата А4 вам нужно сжаться в клубок и толкать локтем мешающие предметы, значит, ваше рабочее место нуждается в реорганизации.
Во-вторых, персонал не должен мешать работнику. Рамки с семейными фотографиями и привезенные с праздников сувениры не позволяют полностью сконцентрироваться — это факт. Даже если мы этого не осознаем, мозг все равно фиксирует изображения и тратит ресурсы на их обработку, потому что семья и отдых относятся к категории «Важные».
С чего начать?
Если вы просто переставляете элементы на рабочем столе, пытаясь эффективно их сгруппировать, вы наверняка потеряете пресловутый элемент. Вы должны действовать по-другому.
Задача — полностью опустошить и убрать рабочее место. Ваши цели:
- чистота информационного поля.
- визуальная чистка;
- уборка предметов;
Это значит, что сначала необходимо убрать со стола и тумбочки абсолютно все. Перенесите свои предметы в большую коробку на стуле рядом со столом.
Теперь возьмите влажную ткань или специальные салфетки и тщательно протрите монитор, клавиатуру, мышь, стол, тумбочку (внутри и снаружи).
Не забудьте поставить рядом корзину — все лишнее наверняка влетит в нее даже на подготовительном этапе.
Расставляем все нужное по местам
Прежде всего, давайте снова положим на стол монитор, клавиатуру и мышь. Расположите их так, чтобы экран находился на расстоянии 45-50 см от глаз, а устройства ввода не заставляли вас наклоняться.
Пришло время остановиться и подумать. Что еще нужно для работы?
- Напольная лампа. Если вам нужна настольная лампа, разместите ее по своим характеристикам (для правшей — слева, для левшей — справа). Не прикрепляйте к нему ненужные предметы!
- Телефон. Конечно, СМИ должны быть рядом. Если это настольный телефон, расположите его так, чтобы при поднятии трубки шнур не касался других предметов.
- Офис. Если у вас есть 10 шариковых ручек, оставьте одну. Несколько карандашей и точилка? Нарисуйте карандаш и положите точилку в ящик тумбочки. Ластик? Если он вам нужен, поместите его рядом с карандашом. Короче говоря, оставьте все канцелярские товары, которыми вы пользуетесь каждый день, на столе, но в единственном экземпляре. Это могут быть ножницы, корректирующая жидкость, цветные маркеры, скрепки. Положите их в стакан или органайзер, а остальные — в пенал или ящик. Позже мы разберемся с ненужными предметами.
- Инструменты. Устройства, занимающие много места на столе, лучше не хранить. Вероятно, вы не используете штампы и штампы каждый час — вы можете хранить их в прикроватной тумбочке. А вот небольшой степлер не помешает — оставляем в органайзере рабочего стола. Место для калькулятора определяется с учетом характера работы: если он используется постоянно, стоит оставить его на рабочем столе.
- Дневник, планер. Дневник со столешницей обычно кладут в левый угол стола — он там не мешает, но всегда будет под рукой.
После этого остается позаботиться о хранении рабочих материалов — и наведение порядка на столе можно считать завершенным.
Реорганизация тумбочки
В офисной тумбочке обычно три ящика. Каждый из них следует использовать для хранения определенной категории статей.
Верхний ящик мы используем чаще, чем раз в неделю. Может быть:
- салфетки для оргтехники,
- наклейки
- нажмите,
- дрель,
- скрепки.
- точилка,
- ножницы,
Центральный ящик: запасные материалы и вещи, которые редко используются:
- запасные ручки, карандаши и маркеры, которые вы убрали со стола.
- новый офис «про запас» — блокноты, наклейки, бумага и тд;
Когда вы заполните второй ящик, вам нужно будет позаботиться о тех предметах, которым не нашлось места на столе на предыдущем этапе:
- Выбросьте все сухие ручки и маркеры, «окурки» карандашей, бумагу для каракулей и грязные ластики: они точно больше не пригодятся.
- Положите подходящие канцелярские принадлежности в пенал или небольшую коробку (это важно!) И отправьте в центральную коробку.
Нижний ящик — личный:
- косметические средства.
- кружка;
- бумажные полотенца;
- чистящие салфетки;
- лекарства;
- чай, кофе, сахар;
За чашку может разразиться буря негодования: мало кто готов смириться с ее отсутствием на столе. Что ж, если он вас не беспокоит, держите его под рукой, но не забывайте содержать его в чистоте.
Разбираем бумаги
Наведение порядка — скользкая тема, потому что здесь сложно дать общий совет. Все зависит от того, как организована ваша работа.
При просмотре документов главное помнить, что ваша цель — упростить рабочие процессы.
Три отличных совета, которые подойдут практически каждому:
- Организуйте «буферную зону». При организации чего-либо без папки «Разное» сложно обойтись. Возьмите ящик, корзину или коробку, в которой будут храниться документы или предметы, которые вы еще не обнаружили. И возьмите за правило: разбирать эту коробку раз в день или раз в неделю.
- Храните документы вертикально, а не стопкой. Лучше всего использовать разноцветные папки и поместить их в органайзер с вертикальными секциями, чтобы можно было видеть «корни».
- Купите органайзер под свои нужды. В любом случае документы нужно разбивать на группы. Например, те, которые требуют немедленного, несрочного внимания, отчетности, регистрации, и те, которые нужно куда-то отправить.
Новенький компьютер
Не забывайте, что у вас другой рабочий стол — на экране монитора.
- Закройте ненужные вкладки браузера.
- Если у вас есть личное фото в качестве фона, вы уже знаете, что это плохая идея. Выберите что-нибудь нейтральное, без ярких цветов, резких контрастов и смешения форм.
- Создавайте несколько папок и распространяйте электронные документы так же, как бумажные. Не забудьте создать «буфер.
- Удалите ярлыки программ, которые вы не используете, со своего рабочего стола.
Не переборщите
Погруженный в процесс наведения порядка, нельзя забывать, что фанатичный подход к этой проблеме никогда себя не оправдал. Компании, в которых руководство строго контролирует «стерильную» чистоту рабочего места и отсутствие личных вещей на рабочих местах, не показывают впечатляющих результатов. Напротив, с внедрением этих процедур производительность сотрудников снижается примерно на 15%.
Психологи советуют найти на рабочем месте место для предметов, которые будут оказывать на вас умиротворяющее действие. Это может быть растение в вазочке, настольная вывеска с мотивирующей надписью, не слишком насыщенная деталями фигурка или мягкая подушка на офисном стуле. Главное, выбрать одну вещь, которая не привлекает к себе внимания.
Чтобы бардак не вернулся
Главный секрет борьбы с хаосом на рабочем месте — выбросить лишнее и не перегружать его новыми. Иногда мы недооцениваем колоссальный процент эмоциональных ресурсов, который уходит на привязанность к бесполезным вещам.
Интересное исследование было проведено в одном из университетов США. В группе людей каждому дали чашку и попросили подержать ее в руках некоторое время. Затем объявили, что кубки станут лотами аукциона, в которых будут участвовать субъекты. Эксперимент показал, что чем дольше человек держит чашку в руках, тем больше он готов за нее платить. И это при том, что раньше ему не требовалась чашка.
Поддержание порядка должно быть осознанным процессом. Проанализируйте то, что вы видите перед собой, и удалите вещи, которые создают хаос. Выйдя из офиса в конце дня, посмотрите вокруг стола и задайте себе вопрос: что из всего этого будет мешать мне сосредоточиться завтра?
